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Direktionssekretär:in 100%

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Willkommen im Spital Schwyz. Gesundheit ist unser höchstes Gut. Deshalb setzen wir Tag für Tag alles daran, Menschen zu helfen – professionell und persönlich. Das umfangreiche medizinische Versorgungsangebot und die moderne Infrastruktur machen das Spital Schwyz für Menschen aus der ganzen Zentralschweiz – und darüber hinaus - attraktiv. Gemeinsam mit unseren Partnern sorgen wir für eine optimale Gesundheitsversorgung der Region. Als privater Verein mit rund 1500 Mitgliedern sind wir stark in der Region verwurzelt und der direkte Bezug zur Bevölkerung der Region und deren Vertrauen liegen uns am Herzen.
 
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Direktionssekretär:in 100%

Sie mögen es vielseitig und verlieren auch in hektischen Zeiten nie den Überblick. Strukturiert priorisieren sie die Themen und sorgen dafür, dass Sie als Dienstleister für das gesamte Haus wahrgenommen werden.

Ihre Herausforderung

Termine, Agenda und Korrespondenz für Direktorin (ca. 50%)
  • Koordination der Agenda der Direktorin
  • Verantwortung für Vor- und Nachbereitung folgender wiederkehrender Termine: Kaderinformation, Mitarbeiterinformation, Behördenanlässe,
  • Vorbereiten der PPT Folien und Unterlagen für Anlässe, Termine und Sitzungen 
  • Nachbereitung der Termine: Erstellen von Aktennotizen, Ablage von Dokumenten
  • Bearbeitung bzw. Weiterleitung der Post und Mails der Direktorin
  • Erstellen von Korrespondenz nach Vorgaben (Diktat, Notizen)
Allgemeine Administration Direktionssekretariat (ca. 20%)
  • Bearbeitung bzw. Weiterleitung der Post und Mails der Direktion
  • Verantwortlich für die Bearbeitung der Rechnungen im Direktionssekretariat
  • Verantwortung für Ablage der Verträge und Dokumente der Direktion (Physisch, Server, IMS)
  • Adressmanagement (enge Absprache mit Marketing und Controlling)
  • Möglichkeit zur Mitarbeit bei Projekten im Team Unternehmenskommunikation und Marketing
Vorstand und Generalversammlung der KHGS und Stiftung Spital Schwyz (ca. 30%)
  • Vor- und Nachbereitung der Vorstandssitzungen: Einladung zu den Vorstandssitzungen; Sammlung und Versand der Unterlagen, sowie Protokollierung der Vorstandssitzungen
  • Unterstützung der/s Präsidentin/en und der Vorstandsmitglieder im administrativen Bereich, Bearbeitung bzw. Weiterleitung der Post und Mails, Organisation des Kaderanlasses
  • Organisation und Vorbereitung der Generalversammlung: Einladungen Serienbriefe; Unterlagen, Erstellung PP-Präsentation; An- und Abmeldeliste; Empfang und Registrierung der Mitglieder
  • Korrespondenz (u.a. Weihnachts- und Geburtstagskarten Vorstand und Spitalleitung)
  • Ablage und Führung des Archivs der KHGS und des Vorstands
  • Protokollierung der Stiftungsratssitzungen
  • Ablage und Führung des Archivs der Stiftung

Ihr Profil

  • Loyale und verschwiegene Persönlichkeit, welche mit verschiedenen Auftraggebern und Anspruchsgruppen hochprofessionell umgehen kann
  • Hohe Dienstleistungsorientierung, gute organisatorische Fähigkeiten und effizienter Arbeitsstil
  • Rasche Auffassungsgabe, selbständig und belastbar, kann gut mit ändernden Prioritäten umgehen und hat Freude an sehr unterschiedlichen Aufgaben
  • Kaufmännische Ausbildung und langjährige Erfahrung in Sekretariats- oder Assistenztätigkeit (Assistenz Geschäftsleitung, Anwaltssekretariat o.ä.)
  • Sehr gute MS Office-Kenntnisse insbesondere Word und PowerPoint auf Poweruser Niveau
  • Schafft und hält Ordnung in Dokumenten und Ablagen (physisch/digital)
  • Fehlerfreies Deutsch und gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise (Protokollführungserfahrung von Vorteil)
  • Kenntnisse im Gesundheitswesen vorteilhaft, insbesondere aus der Spitalwelt

Unser Angebot

  • Diese Funktion ist im Herzen der Organisation und fordert hohe Loyalität und perfekte administrative Dienstleistungen für die verschiedenen Anspruchsgruppen
  • In diesem lebendigen, vielseitigen Arbeitsumfeld sind sie die Visitenkarte der Direktion und des Vorstandes und wissen jederzeit professionell und freundlich zu reagieren
  • Es erwartet Sie ein kollegiales, interdisziplinäres Arbeitsklima
  • Attraktive Anstellungsbedingungen, Entwicklungsmöglichkeiten sowie ein Arbeitsort mit viel Lebensqualität runden unser Angebot ab

Interessiert?

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Franziska Föllmi-Heusi, Direktorin, T 041 818 44 44.
 
Corina Rüst, HR Business Partner, freut sich auf Ihre Online-Bewerbung auf unserem Jobportal - www.spital-schwyz.ch